Como funciona o Outlook? Veja guia completo sobre e-mail da Microsoft

Além de ser um mensageiro digital, o Outlook se destaca pela possibilidade de planejamento de atividades através do calendário. A funcionalidade permite organizar tarefas, criar lembretes/eventos e agendar reuniões por meio do Skype. A plataforma também se encarrega de notificar todos os compromissos colocados no cronograma. No entanto, para tirar proveito de todas as vantagens, é preciso saber de forma detalhada como funciona o Outlook.

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Acompanhe a leitura para saber o que é, como funciona e quais as principais utilidades do Outlook No índice abaixo, veja todos os tópicos que serão abordados:

1. O que é e como funciona o Outlook
2. Recursos do Outlook
3. O que é e para que serve o Outlook Web App
4. Como criar conta e fazer login no Outlook
5. Como colocar assinatura no Outlook
6. Como cancelar envio de e-mail no Outlook
7. Como colocar aviso de férias no Outlook
8. Como fazer backup do Outlook
9. Como programar envio de e-mails no Outlook
10. Como entrar direto no Outlook

1. O que é e como funciona o Outlook

Sucessor do Microsoft Outlook Express, o Outlook é o mais atualizado serviço de e-mail da Microsoft. Por meio da ferramenta, você pode:

• Gerenciar mensagens na caixa de entrada;
• Agendar reuniões e compromissos pelo calendário;
• Organizar tarefas através das anotações;
• Enviar mensagens para Grupos;
• Fazer videochamadas por meio do Skype;
• Entre outras possibilidades.

O Outlook é um serviço gratuito de e-mails que realiza videochamadas pelo Skype for Business, compartilhamento pelo OneDrive e organiza ou cria documentos pelas ferramentas do pacote Office 365. Se não estiver perto do computador, é possível continuar acompanhando a rotina pelo aplicativo do Outlook, disponível para celulares Android e iPhone (iOS).

Os recursos do Outlook pretendem deixar as tarefas básicas do dia mais organizadas, para que o usuário lembre de todos os afazeres. Dentre as principais ferramentas estão:

Por meio da caixa de entrada do Outlook, é possível enviar e receber mensagens de outros usuários. Através dos filtros, o usuário pode definir a ordem de prioridade dos e-mails e, além disso, se guiar pela barra lateral esquerda para encontrar mais rapidamente as correspondências. Quem desejar também pode personalizar a própria assinatura (veja no tópico 5).

O calendário do Outlook é um grande diferencial do e-mail da Microsoft. Através dele, o usuário consegue organizar tarefas, agendar reuniões (pelo Microsoft Teams ou em outras plataformas) e criar lembretes para manter sua rotina mais organizada. Crie novos eventos nas datas desejadas e planeje em um só lugar tudo o que precisa fazer.

Pelo aplicativo ou área de trabalho do desktop, o Outlook enviará notificações para cada atividade incluída no calendário. Para quem se esquece com facilidade dos compromissos, o calendário da Microsoft pode ser um grande aliado.

Para se comunicar com mais de um contato, o Outlook oferece os grupos de e-mails e otimiza o envio das mensagens. Pela caixa de entrada, é possível criar um único canal com vários contatos. O recurso é útil para enviar mensagens de uma só vez a grupos de trabalho ou de estudos, por exemplo.

Localizada na barra de acesso rápido, a pesquisa dentro do e-mail Outlook é representada por uma lupa na parte superior da tela no navegador. A função ajuda a encontrar mais rapidamente mensagens, anexos e outras informações disponíveis no histórico.

Pacote Office e outros aplicativos:

Na barra lateral esquerda, ou no no inicializador de aplicativos no canto superior esquerdo do e-mail, é possível encontrar as ferramentas online do Outlook que vão facilitar o seu dia. Dentre os aplicativos, estão:

• Outlook: serviço de e-mail da Microsoft. Para enviar e receber mensagens na caixa de entrada e organizar os e-mails através dos filtros e pastas;
• Microsoft Teams: por esta plataforma unificada, é possível se comunicar com seu time de trabalho ou de estudos por meio de mensagens e vídeochamadas. Além de marcar reuniões, o aplicativo permite armazenamento de arquivos e integração com outros softwares;
• Microsoft Excel: ferramenta para criar e compartilhar planilhas. Presente no Pacote Office, será de grande utilidade para atividades de trabalho;
• Microsoft OneNote: para anotações, desenhos, recortes de tela e comentários em áudio. As notas do aplicativo podem ser compartilhadas com seus contatos;
• Proteção para família: o recurso fornece ferramentas de segurança para gerenciar e proteger a vida digital de crianças e adolescentes;
• ClipChamp: é possível editar vídeos e criar conteúdos com efeitos especiais, depois, basta salvar todo o material no computador;
• Skype: ferramenta de chats e de chamadas de voz ou vídeo, que pode ser acessada sem sair da caixa de entrada. Para isso, basta usar o plug-in do Skype;
• OneDrive: armazenamento em nuvem gratuito que pode ser acessado de qualquer dispositivo e ajuda a compartilhar imagens, vídeos e outros materiais;
• Microsoft Word : versão online para criar documentos. O recurso faz parte do pacote Office 365;
• Microsoft PowerPoint: outra ferramenta do Office 365, o PowerPoint está disponível no Outlook para criações de apresentações;
• Tarefas pendentes: ajuda a criar uma lista de tarefas pendentes no Outlook para manter a rotina mais organizada;
• Calendário: oferece funções de agendar reuniões, criar eventos e ser notificado a cada tarefa marcada.

3. O que é e para que serve o Outlook Web App

O Outlook Web App ou OWA é uma versão padrão do aplicativo de gerenciamento e permite que os usuários acessem a caixa de entrada, calendário, tarefas e outros recursos do e-mail pelo navegador web. Ou seja, não é necessário baixar um software no desktop para utilizar todas as funcionalidades do e-mail da Microsoft.

Compatível com diversos browsers da atualidade, o Outlook Web App está integrado com o OneDrive, Office 365 e outras ferramentas. O OWA é projetado para ser acessível na web e cumprir sua função de servidor de e-mail. Todos os recursos podem ser manuseados por navegadores como Google Chrome , Mozilla Firefox, Microsoft Edge, , entre outros.

4. Como criar conta e fazer login no Outlook

Criar uma conta no Outlook é um processo simples e que requer poucos passos. Veja a seguir:

• Passo 1. Acesse o site da Microsoft Outlook (www.outlook.com);
• Passo 2. Clique em “Crie uma conta gratuita”;
• Passo 3. Escolha seu endereço de e-mail;
• Passo 4. Crie uma senha;
• Passo 5. Digite seu nome e sobrenome;
• Passo 6. Defina sua data de nascimento;
• Passo 7. Solucione os enigmas para a plataforma identificar que você não é um robô.

E pronto, sua conta estará criada e você só precisa logar usando as credenciais cadastradas para começar a usar todos os recursos do Outlook.

5. Como colocar assinatura no Outlook

É possível colocar assinatura no Outlook acessando as configurações da barra de pesquisa, como mostra neste tutorial completo do TechTudo. Em “Redigir e responder”, edite o nome e a mensagem que serão incluídos automaticamente ao seu e-mail. Depois, defina outras configurações para a assinatura, como: formato, resposta padrão, visualização de link, desfazer envio, animações divertidas, autopreenchimento e respostas sugeridas.

6. Como cancelar envio de e-mail no Outlook

Caso precise cancelar um e-mail enviado pelo Outlook, veja o tutorial completo do TechTudo ou siga os passos a seguir.

1. Selecione a pasta de “Itens Enviados”;
2. Clique duas vezes na mensagem que deseja excluir para abrir em outra janela;
3. Selecione “Reenvio e Cancelamento de Mensagem” > “Cancelar esta Mensagem”;
4. Por fim, marque a caixa de seleção “Informar ao remetente o resultado do cancelamento para cada destinatário” e aperte “OK”.

7. Como colocar aviso de férias no Outlook

Se vai entrar de férias, coloque um aviso de férias no Outlook. Assim, as pessoas que enviarem e-mails durante sua ausência vão receber uma resposta preparada por você sobre o seu período de descanso. Veja os passos simplificados:

1. Clique no ícone de configurações no canto superior esquerdo da caixa de entrada;
2. Em “Email”, selecione “Respostas automáticas”;
3. Vá na opção “Respostas automáticas ativadas” e depois selecione o campo “Enviar respostas apenas durante um período de tempo”;
4. Defina o período para deixar o aviso ativo. Em seguida, escreva o seu recado no campo indicado;
5. Por fim, é só salvar que o aviso de férias já estará programado.

8. Como fazer backup do Outlook

Quem usa o Outlook para trabalho, certamente tem uma conta do Exchange ou do IMAP. Estes servidores arquivam automaticamente suas mensagens e para fazer o backup dos e-mails, você deve seguir os passos abaixo:

1. Siga o caminho: “Arquivo” > “Abrir e Exportar” > “Importar/Exportar”;
2. Depois, clique na ação “Exportar para um arquivo” e aperte “Avançar”;
3. Marque a opção “Arquivo de Dados do Outlook” e pressione o botão “Avançar”;
4. Escolha as pastas que deseja fazer o backup e vá em “Avançar”. (Note que é necessário marcar o botão de check para incluir as subpastas);
5. Escolha um local e um nome para o arquivo de backup e selecione “Concluir”;
6. Caso queira, crie uma senha para que ninguém consiga acessar seus arquivos. E pronto, o backup do Outlook estará concluído.

9. Como programar envio de e-mails no Outlook

Programar envio de e-mails no Outlook, além de ser prático, garante que as mensagens importantes sejam enviadas na data correta. Após escrever a mensagem no corpo do e-mail, selecione a lista suspensa ao lado do botão “Enviar” e selecione “Agendar envio”.

Escolha uma data padrão ou personalize o dia e horário que desejar. Selecione “Enviar” e o e-mail permanecerá em “Rascunho” até o momento da entrega.

10. Como entrar direto no Outlook

Para entrar direto no Outlook sem precisar digitar a senha, primeiro acesse o site do Outlook e clique em “Entrar”, no canto superior direito. Depois, digite seu e-mail e clique no botão “Próximo”. Insira sua senha e toque em “Entrar”. Na mensagem de “Continuar conectado?”, clique em “Sim” para que no próximo acesso você não precise digitar a senha novamente.

Com informações do Suporte da Microsoft

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