Como fazer uma assinatura digital | Guia Prático

Devido à integração dos meios digitais com as demandas e processos de empresas e órgãos públicos, fazer uma assinatura digital é uma solução confiável para autenticar documentos eletrônicos.

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O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é um método seguro e eficiente de formalizar documentos de forma eletrônica. Ao ser aplicada em arquivos como PDF, DOC e outros formatos semelhantes, ela tem o objetivo de garantir a autenticidade e a integridade das informações contidas nos documentos.

Diferentemente das assinaturas manuais, que podem ser facilmente manipuladas ou adulteradas, as assinaturas digitais utilizam chaves criptográficas e certificados digitais para assegurar, de maneira confiável, a identificação de pessoas físicas ou jurídicas.

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Além disso, uma assinatura digital possui validade jurídica e está em conformidade com as regulamentações, garantindo a legalidade dos documentos formalizados dessa forma. Isso é especialmente relevante em casos em que é necessário cumprir requisitos legais ou normas específicas.

Outro ponto importante é a eficiência proporcionada por essa modalidade. Ao utilizar esse método, é possível eliminar a necessidade de imprimir, assinar manualmente e deslocar-se até um cartório para autenticação de documentos. Isso resulta em uma significativa redução de custos e economia de tempo.

Em casos de contratos comerciais, acordos legais e transações financeiras, em que a rapidez e a agilidade são fundamentais, as assinaturas digitais podem ser realizadas de forma ágil e sem a necessidade de envio físico de documentos.

Quem pode ter uma assinatura digital?

Tanto empresas quanto pessoas físicas e autônomas conseguem utilizar a assinatura digital. Sua aplicação não se restringe a uma indústria específica, visto que organizações de variados segmentos aproveitam seus benefícios, seja para assinar contratos, validar documentos importantes ou agilizar processos.

São diversos tipos de documentos que podem receber a assinatura digital, como:

• Contratos;
• Procurações
• Laudos
• Atestados médicos;
• Processos na justiça;
• Relatórios e balanços financeiros;
• Certificados;
• Concessões de crédito;
• Imagens;
• Projetos;
• Códigos fonte.

Já os tipos de assinatura digital, conforme a lei n° 14.063, de setembro de 2020, conta com três principais classificações:

• Assinatura Eletrônica Simples: a assinatura eletrônica simples é utilizada para identificar quem está assinando um documento digital. Ela pode ser anexada ou associada aos dados em formato digital. Embora ofereça um nível básico de autenticidade, não requer certificados específicos e é bastante utilizada em transações cotidianas.
• Assinatura Eletrônica Avançada: a assinatura eletrônica avançada vai além da simples identificação do signatário. Ela utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) ou outros meios de comprovação de autoria e integridade dos documentos em formato digital. Para ser considerada válida, ambas as partes devem concordar em aceitar essa forma de assinatura como legítima.
• Assinatura Eletrônica Qualificada: a assinatura eletrônica qualificada é a modalidade mais segura e confiável. Ela é baseada em um certificado digital emitido pela ICP-Brasil. A assinatura qualificada é aceita em qualquer interação eletrônica e é amplamente utilizada em transações com entes públicos, onde são exigidos níveis mais rigorosos de segurança e conformidade.

Há diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

A assinatura digital é uma forma de autenticação de documento baseado na veracidade das informações coletadas para identificar as pessoas signatárias. Essas informações podem incluir endereço de e-mail, IP, localização e biometria.

Já a assinatura digital utiliza o protocolo ICP-Brasil com legitimidade em relação aos signatários. Além disso, esse tipo de assinatura requer o uso de um certificado digital.

Como fazer uma assinatura digital

Para efetuar a assinatura digital em um documento, é necessário gerar um par de chaves pública e privada após a emissão de um certificado digital. Existem softwares especializados, como o DocuSign (docusign.com.br), que possibilitam realizar esse procedimento. Vale ressaltar que o uso desses softwares pode envolver uma assinatura mensal como forma de pagamento pelo serviço.

Se apenas a assinatura eletrônica for suficiente, você pode utilizar a plataforma Gov.br de forma gratuita. Veja como proceder:

1. Acesse o site para assinatura eletrônica do gov.br (sso.acesso.gov.br)
2. Faça o login com sua conta;
3. Escolha um arquivo do seu computador e arraste até o site;
4. Siga as instruções na tela para completar a assinatura eletrônica do arquivo.

Lembre-se de que a sua conta Gov.br deve ter atingido o nível ouro para realizar assinatura eletrônica. Se você ainda não tem o cadastro, aprenda como criar conta na plataforma online do governo federal.

Leia a matéria no Canaltech.

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